Zásady zpracování osobních údajů

1. Správce osobních údajů

Správcem osobních údajů je:

Rutigo s.r.o.

IČO: 220 16 031

Sídlo: Křenová 64/13, Trnitá, 602 00 Brno

E-mail pro otázky k ochraně osobních údajů: info@rutigo.cz

U osobních údajů obsažených v nahraných dokladech vystupuje správce zpravidla jako zpracovatel pro zákazníka (organizaci), který doklady do aplikace vkládá a určuje účel jejich zpracování.

2. Jaké osobní údaje zpracováváme

Zpracováváme pouze údaje, které jsou potřebné pro provoz aplikace, správu účtů a poskytování služeb aplikace Faktury. Může jít zejména o tyto údaje:

• identifikační a kontaktní údaje uživatele, například jméno a e-mailová adresa,
• identifikační údaje organizace nebo firmy, kterou uživatel zastupuje, například název, IČO, DIČ a bankovní spojení,
• přihlašovací a účtové údaje, zejména e-mail sloužící k přihlášení,
• nahrané doklady, tedy faktury a daňové doklady, a jejich přílohy,
• údaje obsažené v nahraných dokladech, včetně identifikace dodavatelů a odběratelů, jako je jméno nebo název, adresa, IČO, DIČ a bankovní spojení,
• automaticky vytěžené údaje z dokladů, například částky, data, čísla dokladů a jednotlivé položky,
• kategorie a pravidla klasifikace vytvořená při zpracování dokladů,
• výsledky kontroly údajů (zjištění) a záznamy auditní stopy o provedených rozhodnutích,
• metadata o exportech a činnosti uživatele v aplikaci,
• technické údaje o přístupu, například IP adresa, typ zařízení a prohlížeče, a provozní záznamy (logy),
• údaje z komunikace při poskytování podpory.

Pokud uživatel jedná za firmu nebo jinou organizaci, zpracováváme zejména kontaktní údaje konkrétní fyzické osoby, která daný subjekt zastupuje.

3. Proč osobní údaje zpracováváme

Osobní údaje zpracováváme pro tyto účely:

• zřízení a správa uživatelských účtů a organizací,
• poskytování služby aplikace Faktury,
• ukládání a zobrazování nahraných dokladů a jejich originálů,
• automatizované vytěžení a zpracování údajů z faktur a dalších dokladů,
• klasifikace a validace údajů,
• detekce podezřelých nebo nekonzistentních údajů v dokladech,
• generování exportů a účetních podkladů,
• poskytování podpory uživatelům,
• zajištění bezpečnosti a provozu služby,
• vyšetřování incidentů a vedení auditní stopy,
• plnění právních povinností,
• ochrana práv správce, uživatelů a zákazníků.

4. Právní základ zpracování

Osobní údaje zpracováváme na základě těchto právních titulů:

• jednání o smlouvě nebo plnění smlouvy, pokud využíváte službu Faktury,
• oprávněný zájem správce, zejména pro zabezpečení, rozvoj služby, komunikaci s uživateli a ochranu práv,
• plnění právní povinnosti, pokud nám zpracování ukládají právní předpisy,
• souhlas, pokud je pro konkrétní nepovinné zpracování udělen.

Údaje obsažené v nahraných dokladech zpracováváme podle pokynů zákazníka na základě odpovídající smlouvy o zpracování osobních údajů.

5. Jak dlouho údaje uchováváme

Osobní údaje uchováváme pouze po dobu nezbytnou pro daný účel. Orientačně:

• údaje uživatelského účtu a organizace uchováváme po dobu trvání účtu a následně po dobu nezbytnou pro ochranu práv a splnění právních povinností,
• nahrané doklady a z nich vytěžené údaje uchováváme po dobu, po kterou je zákazník ve službě využívá, případně do jejich smazání,
• auditní a provozní záznamy uchováváme po dobu potřebnou pro bezpečnost, dohledatelnost a ochranu práv,
• údaje zpracovávané z důvodu právních povinností uchováváme po dobu stanovenou právními předpisy.

Konkrétní lhůty uchování se mohou lišit podle typu údaje a nastavení služby; přesná retenční politika je předmětem samostatného rozhodnutí. Po uplynutí potřebné doby údaje smažeme nebo anonymizujeme.

6. Komu mohou být údaje zpřístupněny

Osobní údaje mohou být zpřístupněny pouze v nezbytném rozsahu:

• poskytovatelům hostingu a technické infrastruktury,
• poskytovatelům databázových a úložných služeb,
• poskytovateli technologie pro automatizované zpracování a vytěžení dokumentů (v současnosti společnost Anthropic, služba Claude),
• poskytovatelům technické podpory a vývoje,
• účetním, daňovým nebo právním poradcům, je-li to potřebné,
• orgánům veřejné moci, pokud to vyžaduje právní předpis.

S dodavateli, kteří pro nás zpracovávají osobní údaje, uzavíráme odpovídající smlouvy o zpracování osobních údajů. Osobní údaje neprodáváme.

7. Předávání údajů mimo EU

Osobní údaje se snažíme zpracovávat primárně v rámci Evropské unie nebo Evropského hospodářského prostoru.

Za účelem automatizovaného vytěžení údajů však může být obsah nahraného dokumentu předán poskytovateli technologie pro zpracování dokumentů, jehož zpracování může probíhat mimo EU/EHP, například ve Spojených státech. V takovém případě zajišťujeme odpovídající úroveň ochrany podle GDPR, zejména prostřednictvím standardních smluvních doložek nebo jiného vhodného mechanismu.

8. Cookies a analytika

Aplikace Faktury používá pouze technicky nezbytné cookies potřebné pro přihlášení, udržení relace a zabezpečení.

V současné době nepoužíváme analytické ani marketingové cookies a nenasazujeme sledovací nástroje třetích stran.

Pokud by v budoucnu byly analytické nebo marketingové nástroje nasazeny, budou používány pouze na základě vašeho souhlasu.

9. Vaše práva

V souvislosti se zpracováním osobních údajů máte zejména tato práva:

• právo na informace o zpracování osobních údajů,
• právo na přístup k osobním údajům,
• právo na opravu nepřesných nebo neúplných údajů,
• právo na výmaz osobních údajů,
• právo na omezení zpracování,
• právo vznést námitku proti zpracování,
• právo na přenositelnost údajů, pokud jsou splněny podmínky GDPR,
• právo odvolat souhlas, pokud je zpracování založeno na souhlasu,
• právo podat stížnost u dozorového úřadu.

Dozorovým úřadem je:

Úřad pro ochranu osobních údajů

Pplk. Sochora 27

170 00 Praha 7

Web: www.uoou.cz

10. Jak nás kontaktovat

Pokud máte otázky ke zpracování osobních údajů nebo chcete uplatnit svá práva, kontaktujte nás na:

info@rutigo.cz

Na žádosti odpovídáme bez zbytečného odkladu, zpravidla nejpozději do 30 dnů.

11. Změny těchto zásad

Tyto zásady můžeme čas od času aktualizovat, zejména při změně fungování aplikace Faktury nebo právních požadavků.

Aktuální znění je vždy dostupné v aplikaci.

Datum účinnosti: 1. 1. 2026.