Podmínky použití

1. Provozovatel služby

Provozovatelem služby je:

Rutigo s.r.o.

IČO: 220 16 031

Sídlo: Křenová 64/13, Trnitá, 602 00 Brno

E-mail: info@rutigo.cz

Dále jen „provozovatel“.

Tyto podmínky se vztahují na všechny uživatele služby a na organizace, jejichž jménem uživatelé jednají. Není-li výslovně sjednáno jinak samostatnou smlouvou mezi provozovatelem a zákazníkem, platí pro používání služby tyto podmínky.

2. Co je Faktury

Faktury je online platforma pro zpracování a správu účetních dokladů.

Služba v současné době umožňuje zejména:

• nahrávání a uchovávání účetních dokladů, zejména faktur, účtenek a daňových dokladů, včetně jejich originálů,
• automatizované vytěžování údajů z nahraných dokladů,
• kontrolu a ruční doplnění nebo opravu vytěžených údajů,
• klasifikaci a kategorizaci dokladů,
• upozorňování na nesrovnalosti a nekonzistentní údaje,
• vedení historie a auditní stopy o provedených změnách a rozhodnutích,
• generování exportů a účetních podkladů.

Faktury jsou pomocným nástrojem, který uživateli usnadňuje zpracování dokladů. Služba nenahrazuje účetní, daňové ani právní služby a neposkytuje účetní, daňové ani právní poradenství.

3. Pro koho je služba určena

Služba je určena zejména pro:

• podnikatele a obchodní společnosti,
• organizace zpracovávající účetní doklady,
• účetní a osoby zajišťující zpracování dokladů pro jiné subjekty,
• další právnické osoby nebo podnikající fyzické osoby.

Služba není primárně určena spotřebitelům – nepodnikajícím fyzickým osobám – pro osobní účely.

Uživatel, který jedná za organizaci, potvrzuje, že je oprávněn za tuto organizaci jednat nebo ji ve službě zastupovat.

4. Registrace a uživatelský účet

Přístup ke službě je podmíněn přihlášením pomocí přihlašovacích údajů. Některé části služby mohou být dostupné pouze přihlášeným uživatelům.

Uživatel je povinen uvádět pravdivé, aktuální a úplné údaje a udržovat je aktuální. Uživatel odpovídá za správnost údajů uvedených v rámci svého účtu i za údaje organizace, kterou zastupuje.

Uživatel je povinen chránit své přihlašovací údaje před zneužitím a nesmí je sdělovat neoprávněným osobám ani je s nimi sdílet. Má-li podezření, že došlo ke zneužití účtu nebo přihlašovacích údajů, musí o tom bez zbytečného odkladu informovat provozovatele.

Provozovatel může přístup odmítnout, pozastavit nebo zrušit zejména tehdy, pokud:

• uvedené údaje nejsou pravdivé,
• organizaci nebo oprávnění uživatele nelze ověřit,
• uživatel není oprávněn jednat za danou organizaci,
• dochází k porušování těchto podmínek,
• existuje podezření na zneužití služby.

5. Organizace a role uživatelů

Služba je víceklientská. Údaje a doklady jednotlivých organizací jsou vzájemně odděleny a uživatel je oprávněn přistupovat pouze k údajům organizace, k níž má oprávnění.

Jednu organizaci může ve službě zastupovat více uživatelů a jeden uživatel může být oprávněn zastupovat více organizací. Uživatelé mohou mít v rámci organizace různá oprávnění; uživatel je oprávněn provádět pouze úkony, k nimž mu bylo oprávnění uděleno. Rozsah oprávnění se může lišit podle nastavení služby.

Uživatel odpovídá za veškeré úkony provedené ze svého účtu, pokud neprokáže, že k nim došlo bez jeho zavinění. Organizace odpovídá za jednání svých uživatelů v rámci služby a za to, že přístup mají pouze oprávněné osoby.

6. Funkce a vývoj služby

Služba v aktuální verzi zahrnuje zejména: nahrávání dokladů, uchovávání jejich originálů, automatizované vytěžení údajů, kategorizaci a klasifikaci, validaci a kontrolní upozornění, ruční kontrolu a úpravu údajů, revizi a potvrzení dokladů, generování exportů (například Excel, ISDOC a POHODA, kde jsou podporovány) a historii a auditní stopu činnosti.

Služba je průběžně vyvíjena. Některé funkce mohou být:

• neúplné,
• dostupné pouze vybraným uživatelům,
• dočasně omezené,
• průběžně upravované,
• nahrazené novou verzí.

Provozovatel je oprávněn službu průběžně měnit, rozšiřovat, omezovat nebo upravovat podle technických, obchodních a uživatelských potřeb. Provozovatel nezaručuje, že konkrétní funkce bude trvale dostupná v nezměněné podobě.

7. Nahrávání a zpracování dokumentů

Uživatel do služby nahrává účetní doklady, zejména faktury, účtenky a daňové doklady, a to zpravidla ve formátu PDF nebo jako fotografie. Podporované formáty a velikostní limity mohou být omezeny podle nastavení služby.

Po nahrání se doklad uloží a zařadí ke zpracování. Zpracování probíhá automatizovaně a jeho dokončení může trvat určitou dobu; do té doby je doklad označen jako zpracovávaný.

Uživatel odpovídá za to, že je oprávněn dokument do služby nahrát a nechat jej zpracovat, a že jím vložené doklady a údaje:

• jsou pravdivé a nejsou klamavé,
• neporušují právní předpisy,
• neporušují práva třetích osob,
• neobsahují nezákonný, škodlivý nebo nevhodný obsah.

Uživatel nesmí nahrávat obsah, k jehož zpracování nemá potřebná oprávnění.

8. Automatizované vytěžení údajů

Obsah nahraného dokumentu je automaticky zpracován s využitím technologie pro automatizované vytěžení údajů. Toto zpracování v současnosti probíhá u poskytovatele Anthropic (služba Claude); za tímto účelem může být obsah dokumentu poskytovateli předán.

Automatizované vytěžení je asistenční funkce, která má uživateli usnadnit práci. Provozovatel nezaručuje, že automaticky získané údaje jsou vždy úplné a správné.

Vytěžení může být neúplné nebo nesprávné. Některé údaje se nemusí podařit načíst a je třeba je doplnit ručně, jiné mohou být načteny nepřesně a je třeba je opravit.

Podrobnosti o zpracování osobních údajů obsažených v dokumentech, včetně případného předávání mimo EU/EHP, upravuje dokument Ochrana osobních údajů.

9. Kontrola a odpovědnost uživatele za údaje

Automaticky vytěžené údaje a kontrolní upozornění jsou pouze pomůckou. Uživatel je povinen údaje před jejich dalším použitím zkontrolovat a v případě potřeby doplnit nebo opravit.

Služba může u dokladu zobrazit upozornění na chybějící údaje nebo na nesrovnalosti, například nesoulad součtů. Tato upozornění mají uživatele pouze upozornit na možný problém; nepředstavují potvrzení správnosti ani daňové, účetní nebo právní posouzení.

Uživatel může vytěžené údaje ručně upravit a potvrdit. Potvrzením údajů uživatel stvrzuje, že provedl jejich kontrolu.

Konečná odpovědnost za správnost údajů a za jejich použití pro účetní, daňové, platební nebo jiné právně významné účely zůstává na uživateli. Provozovatel neodpovídá za důsledky použití údajů, které uživatel před použitím nezkontroloval.

10. Exporty a účetní výstupy

Služba umožňuje generovat exporty a účetní podklady, například ve formátech Excel, ISDOC a POHODA, kde jsou podporovány. Exporty slouží jako podklad pro další zpracování v účetnictví uživatele.

Dostupnost jednotlivých formátů může být omezena povahou dokladu a jeho stavem. Strukturované exporty pro účetní systémy (například ISDOC a POHODA) jsou určeny pro faktury; nemusí být dostupné pro zjednodušené daňové doklady nebo pro doklady, které obsahují chyby bránící exportu.

Vygenerování exportu představuje pouze poskytnutí dat ve zvoleném formátu. Nejedná se o zaúčtování dokladu. Služba sama neprovádí zaúčtování dokladů do účetního systému.

Případná funkce „synchronizace s účetním systémem“ je v aktuální verzi pouze ukázková (demo) a nepředstavuje reálné propojení s účetním softwarem třetí strany.

11. Uživatelský obsah, originály a auditní stopa

Uživatelským obsahem se rozumí zejména nahrané doklady, jejich přílohy a údaje z nich, jakož i další informace vložené uživatelem do služby. Uživatelský obsah zůstává obsahem uživatele, resp. organizace, za kterou uživatel jedná; provozovatel si k němu nenárokuje vlastnická práva nad rámec toho, co je nezbytné pro poskytování služby.

Vložením obsahu do služby uděluje uživatel provozovateli nevýhradní oprávnění tento obsah uchovávat, zobrazovat, technicky zpracovávat a zpřístupnit zapojeným poskytovatelům v rozsahu nezbytném pro poskytnutí služby, včetně automatizovaného vytěžení údajů.

Uživatel odpovídá za veškerý obsah, který do služby vloží. Uživatel nesmí vkládat obsah, který:

• porušuje právní předpisy nebo práva třetích osob,
• obsahuje osobní údaje bez odpovídajícího právního důvodu,
• obsahuje obchodní tajemství bez oprávnění,
• je nepravdivý nebo klamavý,
• obsahuje škodlivý software nebo technicky nebezpečné prvky.

Provozovatel je oprávněn odstranit obsah, který je v rozporu s právními předpisy nebo těmito podmínkami.

Služba uchovává originály nahraných dokladů a může vést historii vybraných úkonů, například nahrání dokladu, úprav a potvrzení údajů, změn stavu a exportů. Tyto záznamy (auditní stopa) mohou sloužit zejména pro přehled zpracování, interní kontrolu, řešení sporů a bezpečnostní a provozní účely. Auditní stopa nenahrazuje právní posouzení konkrétního postupu.

12. Zakázané používání služby

Uživatel nesmí službu používat způsobem, který by mohl poškodit provozovatele, jiné uživatele nebo třetí osoby. Zakázáno je zejména:

• obcházet nebo narušovat bezpečnostní prvky služby,
• pokoušet se získat neoprávněný přístup k účtům, údajům nebo dokladům jiných uživatelů nebo organizací,
• používat službu k podvodnému nebo jinak protiprávnímu jednání,
• nahrávat nezákonný nebo škodlivý obsah,
• automatizovaně stahovat nebo vytěžovat data ze služby bez souhlasu provozovatele,
• vytvářet falešné účty nebo se vydávat za jinou osobu či organizaci,
• službu nepřiměřeně zatěžovat nebo narušovat její dostupnost, stabilitu či bezpečnost.

Při porušení těchto pravidel je provozovatel oprávněn přijmout přiměřená opatření, včetně omezení nebo ukončení přístupu uživatele nebo organizace.

13. Dostupnost služby

Služba je poskytována „tak, jak je“ a „jak je dostupná“. Provozovatel usiluje o její řádnou a nepřetržitou dostupnost, neposkytuje však záruku nepřetržitého a bezchybného provozu.

Služba může být dočasně nedostupná zejména z důvodu:

• údržby,
• aktualizací,
• technických poruch,
• zásahů třetích stran,
• výpadků infrastruktury,
• bezpečnostních opatření.

Provozovatel se snaží plánovanou údržbu provádět tak, aby dopad na uživatele byl co nejmenší. Provozovatel nenese odpovědnost za škodu způsobenou dočasnou nedostupností služby, pokud takovou odpovědnost nelze podle právních předpisů vyloučit.

14. Ceny a placené služby

Některé části služby mohou být poskytovány zdarma a některé jako placené služby. Konkrétní ceny, rozsah placených funkcí, fakturační období a platební podmínky budou uvedeny v ceníku, objednávce, smlouvě nebo v rozhraní služby.

Není-li uvedeno jinak, jsou ceny uváděny bez daně z přidané hodnoty, která se připočítává podle platných právních předpisů.

Provozovatel je oprávněn obchodní model a ceník měnit. Změna ceny se uživatele dotkne pouze způsobem uvedeným v příslušných obchodních nebo smluvních podmínkách. V případě prodlení s úhradou sjednané ceny je provozovatel oprávněn přístup ke službě nebo k placeným funkcím pozastavit až do uhrazení dlužné částky.

15. Komunikace a notifikace

Provozovatel může uživateli zasílat provozní, systémové a bezpečnostní zprávy související s používáním služby, například informace o změnách, dostupnosti, bezpečnosti nebo stavu zpracování dokladů.

Tyto zprávy mohou být zasílány zejména v rozhraní služby nebo e-mailem. Provozní a bezpečnostní notifikace nejsou obchodním sdělením a mohou být nezbytné pro fungování služby.

16. Ochrana osobních údajů

Zpracování osobních údajů se řídí samostatným dokumentem Ochrana osobních údajů, který je dostupný v aplikaci.

U osobních údajů obsažených v nahraných dokladech vystupuje provozovatel zpravidla jako zpracovatel pro zákazníka, který doklady do služby vkládá a určuje účel jejich zpracování.

Uživatelé jsou povinni dbát na to, aby do služby nevkládali osobní údaje třetích osob bez odpovídajícího právního důvodu. Vkládá-li uživatel doklady, přílohy nebo zprávy obsahující osobní údaje, odpovídá za to, že je k takovému zpracování oprávněn.

17. Duševní vlastnictví

Platforma Faktury, její design, struktura, software, uživatelské rozhraní, grafické prvky, ochranná označení, texty a další obsah vytvořený provozovatelem jsou chráněny právy duševního vlastnictví a náleží provozovateli, případně jeho poskytovatelům.

Uživatel získává pouze nevýhradní, nepřenosné právo službu užívat v rozsahu těchto podmínek po dobu trvání přístupu. Uživatel nesmí bez souhlasu provozovatele zejména:

• kopírovat službu nebo její části,
• vytvářet odvozená díla,
• provádět reverzní inženýrství,
• užívat značku Faktury způsobem, který by mohl vyvolat záměnu,
• odstraňovat autorská nebo jiná označení.

Uživatelský obsah zůstává ve vlastnictví příslušného uživatele nebo organizace, která jej do služby vložila, s výjimkou oprávnění nezbytných pro provoz služby.

18. Odpovědnost provozovatele

Automatizované vytěžení a kontrolní upozornění jsou asistenční funkce. Provozovatel odpovídá za provoz služby v rozsahu stanoveném právními předpisy, neodpovídá však zejména za:

• správnost a úplnost automaticky vytěžených údajů,
• rozhodnutí učiněná na základě výstupů služby bez kontroly uživatelem,
• účetní, daňové nebo platební důsledky použití výstupů služby bez jejich ověření,
• obsah a oprávněnost dokladů a údajů vložených uživatelem,
• škodu způsobenou třetími stranami nebo vyšší mocí.

Provozovatel neodpovídá za nepřímé škody ani za ušlý zisk. Odpovědnost provozovatele je omezena v rozsahu povoleném právními předpisy. Nic v těchto podmínkách nevylučuje odpovědnost, kterou podle platných právních předpisů vyloučit nelze.

19. Pozastavení nebo ukončení přístupu

Provozovatel může uživateli nebo organizaci pozastavit, omezit nebo ukončit přístup ke službě zejména tehdy, pokud:

• poruší tyto podmínky,
• uvede nepravdivé údaje,
• zneužije službu,
• ohrozí bezpečnost služby,
• poruší práva jiných uživatelů nebo třetích osob,
• nebude možné ověřit oprávnění jednat za organizaci,
• dojde k ukončení poskytování služby.

Uživatel nebo organizace může požádat o ukončení účtu v rozsahu umožněném službou a právními předpisy. Doporučujeme si potřebné doklady a data v dostatečném předstihu vyexportovat.

Ukončením účtu nemusí dojít k okamžitému výmazu všech údajů, zejména je-li nutné je uchovat pro splnění právních povinností, auditní stopu, ochranu práv nebo řešení sporů.

20. Změny služby a podmínek

Provozovatel je oprávněn službu i tyto podmínky přiměřeně měnit, zejména při změně funkcí služby, právních požadavků, obchodního modelu nebo provozních potřeb.

Aktuální znění podmínek je vždy dostupné v aplikaci. Pokud se změna podmínek podstatně dotkne práv nebo povinností uživatelů, provozovatel na ni uživatele vhodným způsobem upozorní. Pokračováním v používání služby po nabytí účinnosti změněných podmínek uživatel vyjadřuje s jejich změnou souhlas.

21. Řešení sporů a kontakt

Případné spory mezi provozovatelem a uživatelem budou řešeny přednostně smírnou cestou. V případě dotazů, podnětů nebo sporů kontaktujte provozovatele na adrese info@rutigo.cz.

Nepodaří-li se spor vyřešit dohodou, bude řešen podle právního řádu České republiky příslušnými soudy České republiky. Vztahy vzniklé z používání služby a z těchto podmínek se řídí právním řádem České republiky.

22. Závěrečná ustanovení

Tyto podmínky nabývají účinnosti dne 1. 1. 2026.

Je-li nebo stane-li se některé ustanovení těchto podmínek neplatným nebo neúčinným, nemá to vliv na platnost a účinnost ostatních ustanovení. Namísto neplatného ustanovení se použije ustanovení, které se svým smyslem nejvíce blíží účelu neplatného ustanovení.

Uživatel není oprávněn postoupit svá práva a povinnosti ze vztahu se službou bez souhlasu provozovatele. Tyto podmínky, případně samostatná smlouva se zákazníkem, představují úplné ujednání o používání služby.